Guide d’achat : quel destructeur de documents RGPD choisir ?

Que vous soyez un cabinet d’avocat, de notaires, une PME, un laboratoire voir même une administration publique, vous êtes concernés par la RGPD. Le Règlement général sur la protection des données est applicable depuis le 25 mai 2018 et impose aux professionnels le contrôle des informations physiques et dématérialisées de leurs clients et collaborateurs.

Le blog.pro-materiels.com vous propose aujourd’hui sa sélections de destructeurs de documents RGPD permettant de sécuriser l’ensemble de vos documents papiers, et ainsi éviter les sanctions telles qu’une amende d’un montant de 2% du chiffre d’affaires mondial pour les entreprises ou 10 millions d’euros d’amende. Plus encore, nous vous proposons d’apprendre à choisir votre destructeur de documents RGPD pour pouvoir sélectionner vous-même le destructeur qui vous convient.

Destructeur de documents RGPD : la meilleure solution contre l’usurpation d’identité.

On ne compte plus les faits divers concernant le vol de données en entreprises. Les process utilisés sont souvent identiques : les escrocs commencent par détourner des fonds à l’aide des informations volées , puis s’orientent vers des délits civils et pénaux ou de simples escroqueries. Les victimes concernées sont autant des personnes physiques que des personnes morales. La plupart du temps, ses usurpations d’identités sont le résultat de données n’ayant pas été sécurisées, de papier n’ayant pas été détruit à l’aide d’un destructeur de documents.

C’est un des principaux dangers auquel s’attaque la RGPD. Toute entreprise étant en possession de documents confidentiels et/ou comportant des données personnelles du type rapports annuels ou bulletins de salaires, représente un danger si elle n’est pas en mesure de les sécurisés. C’est là que le destructeur de documents RGPD intervient. Il n’est plus question de détruire les documents par le feu, de les déchirer manuellement : Les fabricants de broyeurs de papiers proposent des solutions normées et ergonomiques permettant aux entreprises d’accéder à une destruction professionnelle au sein de leurs locaux. Vous serez ainsi en conformité avec les normes de destructions physiques imposées par le règlement sur la protection des données.

Afin de choisir votre destructeur de documents papiers RGPD nous allons nous intéresser aux 5 points suivants :

• Le niveau de sécurité nécessaire (DIN66399)
• Capacité du collecteur (En litres)
• La durée de fonctionnement
• Nombre de feuilles par passages
• Niveau sonore et encombrement

Choisir le niveau de sécurité d’un destructeur de documents RGPD : P-4 minimum (selon la DIN 66399)

Vous entendrez souvent parler de 3 types de coupes :

• Les destructeurs de documents coupe droite : le papier est découpé sur la longueur total, également appelé coupe en bandes.
• Les destructeurs de documents coupe croisée : le document est découpé sur la longueur et la largeur total, également appelée coupe confettis.
• Les destructeurs de documents micro-coupe : réservés pour les besoins de sécurité les plus extrêmes (secret défense, nucléaire…) ces destructeurs coupe micro-confettis sont également beaucoup plus fragiles.

Le niveau de sécurité d’un destructeur de documents est fixé en fonction de sa taille de coupe : plus la destruction est fine, plus le document est sécurisé. Afin de donner de meilleurs repères aux consommateurs, une norme a été créée : la DIN 66399. Le niveau de sécurité renseigné par la DIN se compose de deux éléments :

• Une lettre correspondant à un support en particulier : p pour le papier, O pour les CD/DVD, E pour les cartes électriques…
• Un chiffre sur une échelle de 1 à 7, avec en 1 le niveau de sécurité le plus faible, 4 pour les documents confidentiels et en 7 le niveau de sécurité extrême.

Dans le cadre d’une conformisation aux normes du RGPD, le niveau de sécurité minimum demandé pour des données papiers est P-4 : destruction de documents papiers confidentiels.

Choisir le litrage de son destructeur de documents RGPD

Second critère pour choisir le broyeur de documents RGPD adapté à vos besoins : la capacité du collecteur. En effet, la capacité d’un destructeur de documents va souvent de pair avec la puissance du moteur. Choisir le bon litrage, c’est s’assurer de la longévité du broyeur RGPD.

Commencer par définir le nombre de feuilles détruit par semaine ou par mois par vos collaborateurs. Une fois vos besoins évalués, mettons 500 feuilles par semaine, divisez le résultat obtenu par 15 et vous obtiendrez le litrage idéal de votre destructeur RGPD de documents. Dans notre exemple 500/15 = 33,33 !

La durée de fonctionnement de votre destructeur de documents RGPD

Il est nécessaire de réfléchir sur le process de destruction que vous allez mettre en place : vos collaborateurs utiliserons t’ils un destructeur de documents centralisé ou seront t’ils tous équipés d’un broyeur RGPD individuel ?

Si les destructeurs au-dessus de 60 L disposent d’un fonctionnement en continu, les destructeurs de documents RGPD individuels ont des cycles de fonctionnement entre 3 et 20 minutes, avec des temps de refroidissement entre 15 et 60 minutes. Méfiez-vous des destructeurs de documents chinois vous proposant un nombre important de feuilles par passages, mais un cycle de fonctionnement faible. Vos opérations de désarchivages seront alors longues et fastidieuses.

Le nombre de feuilles par passage du destructeur de documents RGPD

Quels sont les dossiers que vous allez détruire majoritairement ? Des dossiers clients ? Les bulletins de salaires ? Des programmes R et D ? Si vos besoins ne concernent que des petits dossiers, il est alors plus judicieux de favoriser un destructeur de documents RGPD avec un long cycle de fonctionnement. Si vos collaborateurs doivent détruire de gros dossiers ( +20 pages), choisissez un nombre de feuilles par passage en conséquence.

Niveau sonore et encombrement de votre destructeur de documents RGPD

Dernier point important avant de choisir votre destructeur de documents RGPD : l’encombrement ainsi que le niveau sonore.

Vos collaborateurs travailleront-t-il à proximité du broyeur? Si c’est le cas, privilégiez un destructeur à faible niveau sonore (<55 dB). Au-dessus de 55 dB, la nuisance sonore sera comparable à celle produite par un photocopieur. Idem pour l'encombrement du destructeur RGPD, définissez au préalable l’espace qui accueillera le broyeur afin d’éviter tous problèmes de place.

Comment entretenir un destructeur de documents RGPD

Comme détaillé dans un précédent article, il est nécessaire de suivre 4 règles essentielles pour entretenir son destructeur RGPD de papiers :

1. Respecter les caractéristiques de votre broyeur de papier RGPD : nombre de feuilles par passage, temps de fonctionnement…
2. Huiler votre destructeur de documents RGPD : à l’aide d’une burette d’huile spéciale broyeur, faite une croix sur une feuille de papier puis détruisez là avec la broyeuse.
3. Dépoussiérez la cellule photoélectrique de votre destructeur RGPD : permettant le déclanchement de la destruction lorsque vous présentez vos feuilles, cette dernière peut ne plus s’activer si elle est encrassée.
4. Veillez à vider le collecteur de votre destructeur de papier RGPD : un collecteur trop plein peut donner lieu à un bourrage si la place manque. Les bourrages étant les principales causes de retour SAV.

Vous comprendrez donc que si l’entretient d’un destructeur de documents est relativement simple, il n’en reste pas moins obligatoire pour que le broyeur dure dans le temps.

Quelle marques choisir pour mon destructeur de documents RGPD ?

Afin d’obtenir une solution durable pour la destruction des informations personnelles de vos clients et collaborateurs, il est nécessaire de bien choisir la marque de votre destructeur de papiers RGPD.

Le marché du destructeur de documents RGPDest divisé en deux groupes :

• Les destructeurs de documents individuels, majoritairement de fabrication Asiatique avec de grandes marques comme FELLOWES ou la gamme SHREDSTAR de la marque HSM
• Les destructeurs de documents collectifs, made in Germany avec les destructeurs RGPD de l’enseigne IDEAL ou la gamme SECURIO de chez HSM.

Si pour les destructeurs de papiers individuels, les modèles asiatiques représentent des bon rapports qualité/prix, les destructeurs Allemand devront être choisis pour les broyeurs de plus de 50 L. Equipée de moins d’électronique et avec des composants d’excellentes qualités, il n’est pas rare de voir un destructeur de documents IDEAL dépasser les 10 ans d’utilisation.

Destructeur de documents RGPD IDEAL

La marque de destructeurs de documents RGPD IDEAL est toujours à la pointe. Utilisant les dernières technologies au service de la sécurisation des documents confidentiels ! Grâce aux développement de ses produits et à ses nombreuses innovations en économie d’énergie, ses nouveaux destructeurs de papiers représentent des solutions durables pour tout professionnel souhaitant se conformer au règlement sur la protection des données. Coupe croisée ou coupe fine, silencieux et efficace, les destructeurs de documents IDEAL sont certifiés par le label Allemand Ange Bleu.

IDEAL 2465

IDEAL 3104

Destructeur de documents RGPD HSM

HSM, fabricant allemand reconnu et incontournable révolutionne depuis de nombreuses années la destruction de documents. Proposant des machines répondant toujours mieux aux besoins des consommateurs, la technologie IntelligentDrive équipant ses plus gros modèles RGPD en fait un incontournable de la bureautique professionnelle.

Les destructeur de documents RGPD de la gamme Securio propose toute la qualité et du savoir-faire made in Germany. Grâce à ces nombreuses innovations, la gamme HSM Securio propose des destructeurs RGPD de papiers modernes avec des solutions adaptées à tous vos besoins.

HSM b24 securio

HSM b35 securio

Destructeur de documents RGPD FELLOWES

Fabricant de machines de bureau, de solutions d’archivage et d’accessoires informatiques, FELLOWES c’est peu à peu imposé comme un des leaders de la destruction de documents. Les technologies proposées sur leurs broyeurs de papiers ont très vite séduit les professionnels ayant besoin de sécuriser leurs informations du quotidien selon le RGPD.

Fellowes powershred 99ci

Fellowes powershred 225ci

Quel que soit vos besoins, vous trouverez forcément un destructeur de documents RGPD correspondant à vos besoins.

Découvrez également notre article sur les destructeurs de médias conformes au règlement sur la protection des données !

Nos conseillers de pro-destructeurs.com sont en mesure de vous aider à choisir votre destructeur de documents RGPD au 02 41 79 39 74. Nous vous garantissons un devis express ainsi que des conditions de paiements adaptées aux mairies et administrations publiques (mandat administratif…)

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