6 critères pour bien choisir son destructeur de documents !

5 février 2016 par Eric TAUNAIS Laisser une réponse »

Choisir son destructeur de documents

Comment choisir son destructeur de documents ?

Nous allons avec cet article vous guider dans le choix de votre destructeur de documents. Pour bien acheter votre broyeur de papiers (broyeurs ou déchiqueteurs de papiers sont d’autres termes pour évoquer un destructeur de documents), il est important de se poser les bonnes questions pour définir les critères essentiels qui faciliteront l’acquisition de votre déchiqueteur de papiers.

Pour cela l’équipe du blog Pro-matériels récapitule pour vous les 6 questions à se poser pour trouver le destructeur de documents qui correspondra à vos attentes !

1 – Niveau de sécurité

Il est important de commencer par définir le niveau de sécurité de votre destructeur de papiers. Ce critère va déterminer le type de destructeur de documents qui vous conviendra.

En effet si vous détenez des documents ultra confidentiels, des documents sur les personnes, des informations sur votre entreprise, si vous êtes un expert-comptable, un huissier de justice, un laboratoire d’analyse médicale ou bien encore l’armée, vos besoins de confidentialités seront certainement différents.

  • Niveau de sécurité P-1 : Documents généraux de votre quotidien devant être détruit mais d’un faible niveau de confidentialité, pour un usage personnel,
  • Niveau de sécurité P-2 : Documents internes à une entreprise, pour un usage personnel ou dans un bureau, notes de service, informations diverses,
  • Niveau de sécurité P-3 : Documents sensibles, pour une entreprise avec des documents devant être rendus illisibles, stratégies marketing, plans d’actions,
  • Niveau de sécurité P-4 : Documents confidentiels, pour un cabinet médical par exemple avec des données médicales, bulletins de salaires,
  • Niveau de sécurité P-5 : Documents secrets, très utilisé par les experts comptables, avec un haut niveau de confidentialité des documents, plans d’entreprises, dossier du personnel,
  • Niveau de sécurité P-6 : Documents ultrasecrets, documents de recherche et développement, documents juridiques, souvent préconisé pour les services du gouvernement.
  • Niveau de sécurité P-7 : Documents sécurité extrême, plans, stratégies, ce niveau de sécurité est souvent utilisé par l’armée.

Les niveaux de sécurité présentés ici sont les nouveaux niveaux de sécurité selon la norme 66399. Si vous souhaitez en savoir plus sur cette norme, vous pouvez relire l’article du blog Pro-Matériels à ce sujet.

2 – Le type de coupe

En fonction du niveau de sécurité, vous choisirez le type de coupe de votre destructeur de documents. Le type de coupe définit la taille de destruction de vos documents. Plus votre document est confidentiel plus ce document doit être réduit en particules fines.

  • Coupe droite ou fibre pour les broyeurs de papiers d’un niveau de sécurité P-1 à P-2. Le document est réduit en larges bandes de différentes tailles selon le choix du destructeur de document.
  • Coupe croisée pour les destructeurs de documents d’un niveau de sécurité P-3 et plus. Le document est détruit de façon verticale et horizontale ce qui permet le rendu du document en particules plus ou moins fines selon le choix du destructeur de documents.

coupe croisée

3 – Le nombre d’utilisateurs

Définissez ensuite le nombre d’utilisateurs de votre destructeur de papiers. Il est essentiel de savoir combien de personnes vont se servir du destructeur de documents au quotidien.

  • 1 à 3 personnes : Destructeur de documents individuel. Ces destructeurs de documents sont conçus pour une utilisation personnelle ou dans un petit bureau.
  • 4 à 10 personnes : Destructeur de documents de bureau. Ces broyeurs de papiers correspondent à une utilisation dans de grands bureaux.
  • Plus de 10 : Destructeurs de documents partagés. Ces déchiqueteurs de papiers sont utilisés dans de grands bureaux partagés pour une utilisation intensive toute la journée.

4 – Type de documents

Plusieurs types de destructeurs de documents existent, des destructeurs de disquettes, de disques durs ou encore de clés USB etc. Certain broyeurs de documents permettent même la destruction de plusieurs supports.

On prend pour exemple le destructeur de documents FELLOWES 99Ci 3,9 x 38 mm qui permet grâce à deux fentes d’insertions différentes de détruire le papier et aussi des CD/DVD et des cartes de crédit.

destructeurs de medias

5 – Capacité de destruction

La capacité de destruction correspond au nombre de feuilles détruit simultanément par le destructeur de documents. C’est un critère de votre broyeur de papiers important si vous avez besoin de détruire beaucoup de documents, des dossiers, des archives etc.
La capacité de destruction d’un destructeur de documents peut aller de 1 à 10 feuilles A4 70 g/m² jusqu’a 91 feuilles A4 70 g/m². Ces broyeurs de papiers correspondent très bien à un besoin de destruction classique.

Un destructeur de documents à alimentation automatique permet la destruction d’une très grande capacité de documents. Un réceptacle supplémentaire est associé au destructeur de documents et permet d’insérer un certain volume de 150 à 500 feuilles généralement. La destruction de ces documents se fait automatiquement. Sur la plupart des destructeurs de documents automatiques, le réceptacle peut se verrouiller pour garantir la destruction de vos documents en toute sécurité. Ces destructeurs de documents autofeed sont idéals si vous avez besoin de détruire vos documents accumulés tout au long de la journée.

Destructeur de documents HSM Autofeed

6 – Cycle de fonctionnement

Le cycle de fonctionnement du destructeur de documents se définit selon sa durée d’utilisation.

Cycle en continu : Le destructeur de papiers détruit vos documents en continu tout au long de la journée. Une caractéristique très appréciée et qui rend l’utilisation de ces destructeurs de documents confortable si vous avez besoin d’une utilisation intensive pour des volumes importants.

Cycle minuté : Certain destructeurs de documents fonctionnent sur une certaine durée, 3 min, 30 min ou encore 45 min. Au bout de cette limite de temps le destructeur de documents a besoin d’un temps de refroidissement qui peut aller jusqu’à 60 min. Ce critère peut être un vrai frein si vous avez besoin de détruire en grosse quantité à la suite.

Après avoir répondu à toutes ces questions, vous devriez avoir une vision plus précises sur votre choix de destructeur de documents. Vous pouvez également consulter le guide d’achat du site des professionnels du destructeur de document Pro-destructeurs. N’hésitez pas à contacter les conseillers pour plus de renseignements.

Publicité

Laisser un commentaire